Team Olivias satsning att införa G Suite i verksamheten hjälpte dom att effektivisera kommunikationen och göra besparingar i en stor koncern med flera bolag.
Kort om Team Olivia
Team Olivia grundades 2001 med visionen att ge människor ett rikt och utvecklande liv, oavsett, funktionsnedsättning eller annan utsatt situation. Genom åren har koncernen vuxit både organiskt, och genom att förvärva företag som kompletterar verksamheten. Team Olivia är idag ett av de större privata vård- och omsorgsbolagen i Norden, med tyngdpunkt inom personlig assistans. I koncernen finns ca 60 bolag etablerade under lokala varumärken på drygt 160 verksamhetsställen i Sverige, Norge och Danmark. 75 procent av nettoomsättningen kommer från Sverige. Team Olivia sysselsätter drygt 11 000 medarbetare vilket motsvarar cirka 7 000 heltidsanställda.
Team Olivias utmaning
Team Olivias utgångsläge var att det fanns ett stort behov att förbättra kommunikationen mellan anställda i koncernens bolag. Man hade ingen gemensam e-postlösning och intranät saknades. Den epost som fanns hanterade 600 användare utspridda bland koncernens bolag och låg i samma hostade Exchangelösning. Större delen av alla medarbetarna saknade effektiva kommunikationsverktyg och koncernledning och de lokala bolagen hade svårigheter att få ut information till alla medarbetare.
Utmaningen var att hitta en e-postlösning som kunde omfatta alla anställda och bolag i koncernen som dessutom kunde leva upp till högt ställda krav på säkerhet och integritet. I den dåvarande miljön upplevde användarna även problem med konfiguration av datorer, skrivare, internetuppkoppling och virus. Team Olivia hade en klar och tydlig målbild över vad de ville uppnå.
Samtidigt var de väl medvetna om vilken utmaning de hade framför sig. Inledningsvis sökte man lösningar i den dåvarande Microsoftmiljön men insåg snabbt att det skulle bli alldeles för kostsamt och komplicerat och dessutom med en överhängande risk att supportärenden skulle ta mer resurser i anspråk.
Lösningen
Team Olivia letade i första hand efter en e-postlösning. Valet föll på Gmail som erbjöd en användarvänlig och kostnadseffektiv lösning. Samarbete inleddes med Online Partner AB som är helt specialiserade på Googles molntjänster och som har gedigen kunskap och erfarenhet av att hjälpa företag
att integrera G Suite i verksamheten. Tillsammans tog de fram en handlingsplan som inleddes med att migrera de 600 användarna i den tidigare Microsoftlösningen. Användarna var spridda över flera bolag och för att vara på den säkra sidan gjordes migreringen under tre veckor i tre olika batchar. Man ville vara säker på att kunna hantera eventuella driftstörningar och supportärenden. Allt kunde däremot genomföras problemfritt och vartefter har man fortsatt att lägga till fler användare. Team Olivia räknar med att under 2017 nå ut till 7000 anställda i koncernen.
Utöver Gmail har Team Olivia börjat använda videokonferenser med Chromebox for meetings och Hangouts, vilket snabbt har blivit mycket populära i organisationen. Hangouts används dagligen via chat och video. Det är enkelt och fungerar alltid. Tidigare användes Skype och Skype for business men det upplevdes som dyrt och komplicerat och fungerade aldrig riktigt bra. Ett annat exempel är Google Sites som gjort det möjligt för Team Olivia att sätta upp ett intranät till en bråkdel av priset av vad det skulle kosta i en traditionell sharepointlösning.
Google Cloud Print levererade en genial lösning till företagets lokala kontor och bolag som ofta sitter på en vanlig ADSL-uppkoppling och egna lokala nätverk. Det här var upplagt för krångel och svårigheter att få allt att fungera på ett smidigt sätt. Ofta har det krävts extern support till höga kostnader. Med Cloud Print kan Team Olivia istället låta leverantören konfigurera skrivaren innan den levereras och så fort skrivaren får internetuppkoppling fungerar allt som det ska. Även Chromebooks har börjat användas och införs nu i ökande takt i organisationen.
Effektiva verktyg för kommunikation och samarbete
Införandet av G Suite har varit framgångsrik ur flera avseenden. Team Olivia har gått från en e-postlösning som inte var anpassad till organisationen, till en gemensam lösning som omfattar alla medarbetare och som tillhandahåller inte bara epost utan även många andra kraftfulla verktyg. Man har nu en bred kommunikationslösning som omfattar e-post, intranät, chat och videosamtal.
Mottagandet i organisationen har generellt varit mycket positivt där medarbetarna upplever Gmail och övriga delar av G Suite som enkla och intuitiva att använda och att de konkret kommer att bidra till effektivare arbetsprocesser. Företaget har utbildat uppskattningsvis 5 % av användarna och kompletterat med lathundar samt spelat in utbildningsfilmer på totalt 3 timmar. De flesta problem som uppstår kan användarna själv lösa. Team Olivia menar att det är den största skillnaden vid en jämförelse mellan G Suite och Officeprodukterna. 40-50 % av de problem uppstår i Office kan man som användare inte lösa själv.
Bättre förutsättningar för samarbete
Under resans gång upptäckte Team Olivia att det fanns ett uppdämt behov i organisationen av att ha tillgång till fler effektiva kommunikations- och arbetsverktyg. Här kunde G Suite alltid leverera en lösning och ofta till ingen extra kostnad alls. När Gmail driftsattes var alla övriga produktivitetsverktyg i G Suite aktiverade vilket ledde till att medarbetarna själva har tagit initiativ till att nya samarbeten, kontakter, projekt och kunskapsutbyten uppstod bland bolagen i koncernen.
“Google kommer från motsatta hållet och 95% av situationerna kan användarna själva lösa. Det är en jätteskillnad. Vi har precis börjat se de positiva effekter av detta och vi kommer se mer av dem framöver”
Adam Nerell, IT-Chef/CTO, Team Olivia.
Frigör resurser och ger konkreta kostnadsbesparingar
Överlag var det väldigt tydligt att införandet av G Suite öppnade upp stora möjligheter att spara pengar. Team Olivia såg i ett tidigt skede att hela investeringen har möjlighet att bli självfinansierad eftersom den totala licenskostnaden för G Suite var så låg och att det ingick så mycker mer än bara en e-postlösning.
“Kombinationen av G Suite, Chromebooks och Google Cloud Print är på pappret oslagbar. Det bara funkar!” Adam Nerell, IT-Chef/CTO, Team Olivia.
Licenser för G Suite går visserligen att beställa över internet och många tänker att de själva kan implementera G Suite i sin organisation. Team Olivias erfarenhet är dock att en viktig framgångsfaktor för en lyckad övergång till G Suite, där kostnaderna inte skenar iväg, är att välja rätt partner som hjälper till med implementeringen. Inledningsvis vände sig Team Olivia till några av de stora leverantörerna av IT-lösningar. Det som blev uppenbart var att deras sätt att driva projektet var anpassat till stora, tungrodda IT-system. Risken var överhängande att projektet skulle bli alldeles för komplicerat och resurskrävande. Istället valde man Online Partner AB, vars verksamhet är helt inriktad på att hjälpa företag att implementera och förvalta G Suite. Snabbhet, lyhördhet och flexibilitet har varit deras ledord under hela processen.
”Vi har färre upplevda användarproblem med Gmail och Chromebooks. De fungerar rent av bättre i vår miljö med Citrix än traditionella Windowsklienter. ” Adam Nerell, IT-Chef/CTO, Team Olivia.
Exempel där Team Olivia har kunnat minska kostnaderna:
- Man uppskattar att varje Chromebook som skeppas ut i organisationen innebär en besparing på TOC (total operating cost) om ca 15 000:-. Främsta anledningarna till det är lägre inköpspris, längre livslängd, lägre kostnad för att upprätthålla säkerhetsnivån samt färre supportärenden.
- När det gäller Google Cloud Print, som ingår i G Suite-licenserna, menar Team Olivia att det inte finns någon motsvarig lösning i samma prisklass. Den fungerar väldigt bra och innebär en besparing på 10-15 000:- för varje installation.
- Tack vare Googles heltäckande lösning ser Team Olivia att andelen anställda som behöver den traditionella Citrixlösningen kommer kunna minska med 50 %
- Google Sites intranät kunde införas till 1/20 av kostnaden för att anlita en extern konsult
Säkerhet
I Team Olivias verksamhet är informationssäkerhet ett självklart fokus. I och med införandet av G Suite är man väl positionerad inför de nya regler och krav som kommer i och med att GDPR träder i kraft den 25 maj 2018. Företaget gjorde en noggrann genomlysning av vad de nya reglerna innebär och man landade väldigt väl i Googles lösning som också har godkänts av EU. Team Olivia menar att de med en molnbaserad lösning känner sig tryggare och säkrare samt att de på ett bättre sätt kan leva upp till de lagar och förordningar än vad man kan med en traditionell hostad serverlösning.
“Det är en överdriven myt att molnet kan användas för anonyma och olagliga aktiviteter. Tvärtom, vi ser nu att vi har en säkerhetslösning som matchar kraven från Datainspektionen och EU på ett bättre sätt än en serverbaserad lösning.” Adam Nerell, IT-Chef/CTO, Team Olivia.
GDPR - Den nya dataskyddsförordningen, General Data Protection Regulation (GDPR), träder i kraft den 25 maj 2018 och berör alla företag, myndigheter och andra organisationer som behandlar personuppgifter i verksamheten. För enskilda personer kommer rättigheterna att stärkas, bland annat ställs strängare krav på att företag och andra organisationer ska informera om hur de hanterar enskildas personuppgifter. Om företag bli utsatt för ett allvarligt dataintrång eller på något annat sätt tappa kontroll över personuppgifter så måste bolaget informera både de personer som uppgifterna gäller och Datainspektionen.
