Med G Suite har Diversify fått moderna och effektiva verktyg för att utveckla företagets affärer och relationer med såväl medarbetare och kunder.

Kort om Diversify

Diversify är ett konsultföretag som levererar värdeskapande tjänster inom IT-management, utveckling och infrastruktur. Med verksamhet i Stockholm och Malmö består företaget av cirka 90 medarbetare och är dessutom en del av det norska Webstep Group med ca 270 medarbetare. Företaget grundades 2007 och har haft en kraftig tillväxt med god lönsamhet från start – till stor del beroende på att man lyckats rekrytera och behålla välutbildade medarbetare. Med personalen som största tillgång vill man verka för ledstjärnan ”att förverkliga både medarbetares och kundernas fulla potential”.

Diversifys utmaning

I företagets fas av kraftig tillväxt behövdes en stabil och gedigen IT-plattform för att kunna förädla infrastrukturen och utöka funktionaliteten. Målsättningen var att öka driftsäkerheten, tidseffektivitet och dynamiken kring samarbete i organisationen samtidigt som man ville minimera det interna behovet av IT-resurser och minska den totala driftskostnaden. Med höga kostnader för en föråldrad Exchange-lösning som inte levererade modern funktionalitet var en ny lösning för att förbättra företagets infrastruktur en viktig förbättringsåtgärd. Dessutom ville man ge personalen moderna och effektiva verktyg med all bra funktionalitet och god kommunikation. Att upprätthålla god kommunikation med alla medarbetare i en konsultorganisation är viktigt för att känna delaktighet och tillhörighet – även vid arbete ute hos kunder.

Lösningen

Koncernens norska moderbolag, Webstep A/S, hade god erfarenhet av G Suite som plattform och lösning för hantering av e-post, kontakter, kalender och kommunikation. För att få samma effektiva och moderna verktyg och för att vinna samverkanseffekter beslöt även det svenska dotterbolaget Diversify att använda G Suite. Valet av integrationspartner föll på Online Partner som man visste hade gedigen erfarenhet och kompetens av molntjänster och Googles hela produktportfölj.

Arbetet inleddes med att Online Partner genomförde en enklare förstudie där man kartlade befintlig lösning, definierade vad Diversify ville uppnå samt framtida behov för att underlätta det kommande arbetet. En migrationsplan togs fram och arbetet påbörjades med att föra över användare från den tidigare Exchange-miljön. Ett automatiserat och smidigt migreringsarbete genomfördes från den gamla servern till G Suite. All användardata så som e-post, uppgifter, kontakter och kalender överfördes till den nya miljön. Efter den automatiska migreringen gjordes en analys och verifikation för att säkerställa att alla data överfördes korrekt. En enklare utbildning genomfördes med personalen på huvudkontoret då de flesta av företagets anställda konsulter redan var vana datoranvändare.

Nu har Diversifys samtliga medarbetare tillgång till molnbaserade, moderna och kostnadseffektiva verktyg på alla typer av enheter som stimulerar kommunikation, samarbete och tillväxt för såväl personal som kunder – oavsett var företagets medarbetare befinner sig.

“Idag kan vi hålla kontakt med alla konsulter på ett enkelt sätt genom e-post och sociala medier. Eftersom mailen är det naturliga knutpunkten i det dagliga arbetet är det enkelt att även logga in på Google+. På så sätt håller vi kontakt med alla och skapar delaktighet i företagets verksamhet”

Moderna, effektiva verktyg som utvecklar affärerna

G Suite är inte bara e-post, kalender och kontakthantering. I den molnbaserade sviten av verktyg ingår även flera nyttiga verktyg för kommunikation och samarbete som till exempel Google Drive med lagring, åtkomst och delning av filer i molnet. Med webbapplikationerna Dokument, Kalkylark och Presentationer går det att skapa, dela och arbeta med såväl ordbehandlingsdokument, kalkylark och presentationer. Det gör att dyra licenskostnader för lokalt installerad basprogramvara kan undvikas.

G Suite är lätt att installera, sköta och hantera. Det är enkelt att lägga till och ta bort användare och alla anställda har automatiskt tillgång till den senaste programvaran, nya funktioner och säkerhetsuppdateringar.

Licenskostnaden för G Suite är användarbaserad. Det vill säga du betalar bara för det antal klienter du använder. I Diversifys fall valde man Online Partner för debitering av både de svenska och norska klienterna och fick på så sätt kostnaden på rätt kostnadsställe redan från början.

Med G Suite har Diversify fått moderna och effektiva verktyg för att utveckla företagets affärer och relationer med såväl medarbetare och kunder.

“Med en renare och enklare administration är det avsevärt mer kostnadseffektivt för oss idag att hantera klienter och applikationer.”