Med Google i verksamheten har företaget fått en bättre arbetsprocess, bättre kommunikation och större delaktighet i företagets utveckling. Man slipper också lägga onödig tid på att leta efter information, genom att lagra och underhålla allt på Google Drive kan man enkelt söka på det man vill hitta.

Kort om Steelwrist

Steelwrist är ett helsvenskt företag med huvudkontor och produktion i norra Stockholm. Steelwrist är världsledande på tiltrotatorer till grävmaskiner. Företaget utvecklar, tillverkar och säljer tiltrotatorer, snabbfästen och andra tillbehör till grävmaskiner och grävlastare som markant ökar maskinens användningsområde och verkningsgrad. Steelwrist är idag den snabbast växande tillverkaren av tiltrotatorer i världen och satsar stora resurser på utveckling av moderna och robusta produkter samt snabb och effektiv service. Företagets mål är att vara ”Bäst i världen på att utveckla, tillverka och sälja redskap som ökar grävmaskiners effektivitet”. Med företagets ambitiösa målsättning behövdes en bra och flexibel IT-miljö för att göra samarbete och kommunikation enklare och effektivare.

Steelwrists utmaning

Efter en period av kraftig tillväxt och fokuserat utvecklingsarbete kunde företagets befintliga IT-lösning inte längre stödja verksamheten på ett önskvärt sätt. En spretig och vildvuxen miljö med spridda konton och lagringsplatser gjorde att kontrollen blev svårare samtidigt som kostnaderna ökade. Dessutom saknades system för Customer Relations Management (CRM), Task Management och verktyg som underlättade samarbete i organisationen.

Med dokument och att-göra-listor spridda på såväl lokala diskar som enstaka och personliga Google-konton gjorde versionshantering och samarbetet inom organisationen komplicerat och ineffektivt. Kunddokumentation och annan information var svår att hitta och mycket av arbetstiden gick åt till informationssökning. Sammantaget var hela IT-miljön föråldrad, ineffektiv och dyr och behövde ersättas med effektivare lösningar för kommunikation och samarbete som bättre avspeglade företagets ambitionsnivå i att bli bäst.

“Idag kör vi ledningsgruppsmöten ”live” med anteckningar direkt ner i mötesprotokollet som ligger på Google Drive. Allt uppdateras direkt vilket skapar en transparens som alla medarbetare uppskattar”

Lösningen

Eftersom man hade mycket god erfarenhet av tidigare enstaka och personliga Google-konton ville man ta vara på den kunskapen och satsa fullt på Googles molnbaserade tjänster. Valet av integrationspartner föll på Online Partner som man visste hade gedigen erfarenhet och kompetens av molntjänster och Googles hela produktportfölj.

Arbetet inleddes med att Online Partner genomförde en kvalitativ förstudie där man kartlade befintlig lösning på detaljnivå och definierade önskat läge och det framtida behovet för att underlätta det kommande arbetet. En migrationsplan togs fram och arbetet påbörjades med att föra över klienter från den tidigare Microsoft Exchangemiljön till den nya lösningen G Suite. Arbetet genomfördes stegvis för att säkerställa funktionalitet och kvalitet i migreringen. Först ut att få tillgång till de nya verktygen var ledningsgruppen för att skapa ambassadörer som kan verka som goda förebilder och inspirera övriga medarbetare. Därefter migrerades mellanchefer och alla övriga medarbetare.

En av de viktigaste delarna i arbetet var att ta fram en en tydlig och lättnavigerad mapp- och filstruktur i den molnbaserade Google Driven. Där samlades företagets alla dokument för gemensam tillgång så att den senaste versionen alltid finns tillgänglig för samtliga medarbetare – oavsett var de befinner sig.

”Vi la alldeles för mycket tid på att söka viktig information som ofta ändå inte gick att hitta. Det är förödande för samarbetet både internt och externt. Med G Suite, central lagring med Google Drive och en god informationsstruktur har vi total kontroll nu.”

För att leverera en så körklar lösning som möjligt utfördes delar av migreringsarbetet även lokalt på klientnivå. Man installerade och anpassade de viktigaste verktygen och applikationerna; G Suite Sync för Microsoft Outlook, Google Drive och webbläsaren Chrome, och kunde på så sätt skapa de bästa möjliga arbetsförutsättningarna åt företagets medarbetare. Arbetet med migreringen från den tidigare miljön, installationer och utbildning av samtliga medarbetare tog inte mer tid i anspråk än ca 1 kalendermånad.

Effektivare arbetsprocesser och större delaktighet

Online Partners lösning med G Suite gör att Steelwrist nu kan kommunicera och samarbeta på ett betydligt effektivare och bättre sätt – både internt mellan medarbetare och externt med kunder. Med Google Drive och en bra informationsstruktur kan företagets alla medarbetare vara delaktiga och påverka arbetet på ett enklare sätt än tidigare. Även de medarbetarna som inte befinner sig på företagets anläggningar kan både följa och delta i arbetet och alla har tillgång till korrekt och samma information. Företaget lägger betydligt mindre tid på versionshantering och att söka information.

Sammantaget har företaget fått en bättre arbetsprocess, bättre kommunikation och större delaktighet i företagets utveckling.